Flow - Unterstützung von Arbeitsabläufen
Im folgenden werden die Funktionen des BSCW-Paketes "Flow" zur Unterstützung von Arbeitsabläufen erläutert. Nach Aktivierung steht dem Benutzer ein zusätzlicher Ordnertyp "Projekt" zur Planung und Verwaltung von Arbeitsabläufen zur Verfügung.
- 1. Projektordner
- 1.1. Anlegen eines Projektordners
- 1.2. Definition eines Arbeitsabschnitts
- 1.3. Funktionen des Balkendiagramms
- 2. Balkendiagramm
- 2.1. Balkendarstellung
- 2.2. Verwaltung von Terminen
- 2.2.1. Abhängigkeiten
- 2.2.2. Zustimmung zu Terminverschiebungen
- 2.2.3. Historie
- 2.3. Voreinstellungen
- 3. Arbeitsabschnitte
- 3.1. "Gewerk"-Ordner
- 3.2. Terminänderungen vorschlagen
- 1.1. Anlegen eines Projektordners
1. Projektordner
Ein Projektordner bietet einer Projektgruppe die Möglichkeit den zeitlichen Ablauf von Projekten zu planen und Änderungen von Terminen graphisch darzustellen. Zusätzlich zu den bekannten Funktionen, beinhaltet jeder Projektordner ein Balkendiagramm, mit dessen Hilfe zeitliche Zusammenhänge einzelner Arbeitsabschnitte eines Projektes visualisiert werden können.
1.1. Anlegen eines Projektordners
Zur Erzeugung eines neuen Projektordners müssen Sie in der Rolle eines Projektleiters aus einem Ordner-Menu die Aktion
- [Datei --> Neu --> Projekt]
1.2. Definition eines Arbeitsabschnitts
Im nächsten Schritt können Sie die einzelnen Arbeitsabschnitte des Projektes - die sog. Gewerke - definieren. Zu diesem Zweck wählen Sie aus einem Projektordner-Menu die Aktion
- [Datei --> Neu --> Gewerk]
1.3. Funktionen des Balkendiagramms
In jedem Projektordner befindet sich automatisch ein spezielles Balkendiagramm Objekt. Dieses Balkendiagramm ermöglicht die Visualisierung der einzelnen Arbeitsabschnitte und realisiert ein Gantt-Diagramm. Es bildet den zeitlichen Ablauf des gesamten Projektes und einzelner Arbeitsabschnitte ab.
Im einzelnen werden vereinbarte Termine, Änderungsvorschläge und Verspätungen durch Abhängigkeiten sequentieller Arbeitsabschnitte angezeigt.
2. Balkendiagramm
Das Balkendiagramm hat im wesentlichen zwei Funktionen. Zum einem stellt es den zeitlichen Ablauf der einzelnen Arbeitsabschnitte für alle Projekt-Mitglieder dar und zum anderen gibt es dem Projektleiter (d.h. dem Eigentümer des Projektordners) die Möglichkeit, Termine einzelner Arbeitsabschnitte zu verwalten.
2.1. Balkendarstellung
Der zeitliche Ablauf eines Arbeitsabschnitts des Projektes wird durch einen Balken dargestellt. Jedem Arbeitsabschnitt ist eine Zeile mit einem farbigen Balken zugeordnet. Die Balken paralleler Arbeitsabschnitte liegen vertikal untereinander, während die Balken sequentieller Arbeitsabschnitte horizontal verschränkt sind.
Fest vereinbarte Termine werden jeweils durch einen fetten, dunklen Balken und Terminverschiebungen durch einen dünnen Balken innerhalb des fetten Balkens angezeigt. Verspätungen durch abhängige Arbeitsabschnitte werden ebenfalls durch einen dünnen Balken angezeigt. Zusätzlich wird der Verursacher einer Verspätung blau markiert.
2.2. Verwaltung von Terminen
Während das Balkendiagramm den Projekt-Mitgliedern lediglich zur
Visualisierung von vereinbarten Terminen bzw. Terminverschiebungen
dient, werden dem Projekteigentümer zusätzlich eine Reihe von
Verwaltungsfunktionen zur Verfügung gestellt.
2.2.1. Abhängigkeiten
Zur Definition von sequentiell abhängigen Arbeitsabschnitten hat der Projektleiter die Möglichkeit, durch auswählen der Aktion
- [Barchart --> Abhängigkeiten].
Eine Abhängigkeit zu einem anderen Arbeitsabschnitt wird durch Auswahl des entsprechenden Arbeitsabschnitts und klicken des "Hinzufügen" Schaltknopfes erzielt. Abhängigkeiten können durch anklicken des entsprechenden Mülleimersymbols wieder gelöscht werden.
2.2.2. Zustimmung zu Terminverschiebungen
Der Projektleiter hat die Möglichkeit, über von den Eigentümern der einzelnen Arbeitsabschnitte vorgeschlagenen Terminänderungen (vgl. 3.2. Terminänderungen vorschlagen) zu entscheiden. Zu diesem Zweck erreichen Sie durch Auswahl der Aktion
- [Barchart --> Terminen zustimmen]
Als Projekteigentümer haben Sie die Möglichkeit durch anklicken der entsprechenden Aktionen den Änderungsvorschlägen
- zuzustimmen ([Zustimmen]) oder sie
- abzulehnen ([Ablehnen]) oder
- erneut die Termine zu ändern ([Ändern]).
2.2.3. Historie
Jede Zustimmung zu einer Terminänderung durch den Projekteigentümer führt zur Archivierung der vorherigen Version in einer Historie. Durch Auswahl der Aktion
- [Barchart --> Historie]
2.3. Voreinstellungen
Der Projektleiter kann die folgenden Einstellungen des Balkendiagrams verändern. Die Auswahl der folgenden Aktionen aus dem Balkendiagramm-Menu ermöglicht die jeweils beschriebene Änderung:
- [Barchart --> Einstellungen --> Vorschau]
verändert die Verschauperiode. Die Vorschauperiode bestimmt den Zeitraum, für den die Balkendiagramme für Projektmitglieder angezeigt werden;
- [Barchart --> Einstellungen --> Spaltenbreite]
ermöglicht die Definition der Darstellungsbreite für Textspalte und Balken;
- [Barchart --> Einstellungen --> Meldungen]
Hier können Sie das Versenden von Benachrichtigungs-Emails für [Zustimmen], [Ablehnen], [Ändern] Aktionen aktivieren/deaktivieren.
3. Arbeitsabschnitte
Wie bereits erwähnt, besteht ein Projekt aus mehreren Arbeitsabschnitten, den sog. Gewerken. Ein Gewerk wird durch einen speziellen "Gewerk"-Ordner repräsentiert, dessen Funktionen im folgenden erläutert werden.
3.1. "Gewerk"-Ordner
Jedem Arbeitsabschnitt eines Projektes ist ein "Gewerk"-Ordner zugeordnet, der dem verantwortlichen Projektmitgleid für diesen Arbeitsabschnitt gehört. Der "Gewerk"-Ordner bietet dem Eigentümer alle Funktionen eines BSCW-Ordners, d.h. er bietet die Möglichkeit relevante Dokumente für diesen Arbeitsabschnit zu verwalten.
3.2. Terminänderungen vorschlagen
Zusätzlich kann der Gewerk-Eigentümer dem Projektleiter Terminänderungen vorschlagen. Um eine Terminänderung vorzuschlagen, wählen Sie aus einem Gewerkordner-Menu die Aktion
- [Datei --> Ändern]
Tragen Sie die veränderten Termine, die Sie vorschlagen möchten, in die entsprechenden Felder ein und drücken Sie den "Ausführen" Schaltknopf, um Ihre neuen Terminvorschläge abzusenden.
