OSR-järjestelmällä on kolmentasoisia käyttäjiä: pääkäyttäjät, vastuulliset opettajat ja tuntiopettajat.
Pääkäyttäjillä on oikeudet käyttää kaikkia järjestelmän ominaisuuksia. Pääkäyttäjä voi lisätä järjestelmään uusia käyttäjiä ja muuttaa heidän käyttöoikeuksiaan. Hän voi myös tallettaa järjestelmään perustiedot kursseista: kurssikoodin, nimen ja opintoviikkorajat sekä säännöt, joiden mukaan kokonaissuoritukset lasketaan.
Jokaiselle kurssille nimetään vastuullinen opettaja ja tuntiopettajat. Heillä on oikeus tallentaa ja muuttaa kurssin osasuorituksia. Vastuullisella opettajalla on myös oikeus muuttaa oman kurssinsa tietoja. Samalla henkilöllä voi olla järjestelmässä useita rooleja, hän voi esim. olla tuntiopettaja yhdellä kurssilla ja vastuullinen opettaja toisella.
Jokaisella käyttäjällä on käyttäjätunnus. Käyttäjä voi olla aktiivinen tai passiivinen. Aktiivisella käyttäjällä on pääsy OSR-järjestelmään. Aktiivisilla käyttäjillä on aina myös salasana. Passiiviset käyttäjät ovat esim. vanhoja tuntiopettajia, joilla ei ole enää asiaa järjestelmään, mutta joiden tietoja ei voi poistaa, koska he ovat vieneet järjestelmään tietoa, esim. osasuorituskirjauksia. (OSR tallentaa jokaisen kirjauksen yhteydessä myös tiedon kirjaajasta.)
Kurssiversio on tapa suorittaa kurssi. Kurssista voi esimerkiksi olla olemassa erilliset kurssiversiot, joista toisessa suorituksena on tentti ja toisessa kaksi välikoetta. Kaikilla kurssiin liittyvillä kurssiversioilla on sama opettaja ja sama kurssikoodi. Sen sijaan eri versioista voi saada eri määrän opintoviikkoja, esimerkiksi tapauksessa, jossa kurssin voi suorittaa tekemällä joko laajemman tai suppeamman harjoitustyön.
Kurssit voivat olla vaihtuvasisältöisiä. Vaihtuvasisältöisestä kurssista saa erillisen kokonaissuorituksen (OODI-merkinnän) jokaiselta kurssiversiolta. Muista kursseista uusi suoritus tulkitaan yritykseksi korottaa arvosanaa.
Kurssiversio voi olla joko auki tai kiinni. Kurssista voi olla yhtä aikaa auki useita kurssiversioita. Kurssiversio on voimassa/auki niin kauan kuin kurssin vastaava opettaja katsoo, että ko. osasuorituksista voidaan muodostaa kokonaissuoritus. Voimassaoloaikoja ei voi etukäteen syöttää järjestelmään, vaan vastuullisen opettajan on itse suljettava kurssiversio. Kurssiversion sulkemisen jälkeen järjestelmä ei muodosta kokonaissuoritusta, vaikka versioon liittyvät osasuoritukset tulisivatkin hyväksytyksi suorituksiksi. Suljettuihinkin kurssiversioihin liittyvät osasuoritukset kuitenkin säilyvät tietokannassa. Suljettu kurssiversio voidaan avata uudelleen.
Kuhunkin kurssiversioon liittyy sääntö, jolla tietyistä osasuorituksista voidaan muodostaa kokonaissuoritus. Käytännössä sääntö on laskentakaava, jolla osasuoritusten arvosanoista tai pistemääristä muodostetaan kokonaissuorituksen arvosana (kurssiarvosana). OSR:ssä on valmiina tavallisimpia laskukaavoja (painotettu keskiarvo, tenttiarvosanan korotus yhdellä jne). Ylläpidon kanssa voi sopia omaperäisempienkin sääntöjen lisäämisestä. Joidenkin kurssien tarpeisiin erityissääntöjä on jo olemassa.
Opiskelija suorittaa kurssiin liittyviä osasuorituksia. Osasuorituksia voivat olla esim. tentti, seminaari, harjoitustyö ja kotilaskut. Kurssin suorittamiseen vaaditaan yhden tai useamman osasuorituksen hyväksyttävä suorittaminen. Kurssiversiota luotaessa päätetään, mitä osasuorituksia vaaditaan ja miten ne vaikuttavat arvosanaan. Sama osasuoritus voi olla käytössä usealla kurssiversiolla.
Vanhat osasuoritustiedot säilytetään historiatietona järjestelmässä. Vanhat OODI:iin aiemmin lähetetyt kokonaisarvosanat säilytetään historiatietona lähetettyjen kokonaisarvosanojen joukossa.
Osasuoritus voidaan suorittaa uudelleen, (esim. korotustentti, valitustilaisuus), jolloin kurssista saatava kokonaisarvosana saattaa nousta. Kokonaisarvosana ei voi laskea uusitun osasuorituksen perusteeella.
Yksittäisen osasuorituskirjauksen voi poistaa tai sen arvosanaa voi muuttaa. Kurssin opettaja tai tuntiopettaja voi tehdä poiston tai muutoksen itse, jos kyseinen osasuoritus ei ole osa OODI:iin lähetettyä kokonaissuoritusta. Jos osasuoritus on jo ollut mukana OODI:iin lähetetyssä kokonaissuorituksessa, poiston tai muutoksen voi tehdä vain ylläpitäjä, koska toimenpide edellyttää myös muutosta OODI:iin.
Sama osasuoritus voi liittyä useaan eri kurssiversioon. Tällaisissa tapauksissa opiskelijan katsotaan suorittavan uusinta soveltuvaa kurssiveriosta.
Osasuoritusten kirjaamisen jälkeen OSR:ää pyydetään yhdistelemään kokonaissuoritukset, eli katsomaan, onko joku opiskelija saanut kaikki kurssin osasuoritukset valmiiksi. Yhdistely tehdään kullekin kirjauserälle erikseen.
Kun yhdistely on onnistuneesti suoritettu ja opettaja on tallentanut tuloksen tietokantaan, opiskelijalla on kurssista kokonaissuoritus. Kanslisti näkee yhdistellyt kokonaissuoritukset ja voi lähettää ne OODIin saatuaan opettajalta allekirjoitetun vahvistuksen.