In jedem BSCW System sind mehrere Rollen bereits vordefinirt. Üblicherweise sind die folgenden Rollen vorhanden:

• Manager
• Besitzer
• Mitglied
• Eingeschränktes Mitglied
• Eingeschränkter Benutzer

Ein BSCW Administrator kann weitere vordefinierte Rollen hinzufügen, welche dann für alle Benutzer verfügbar sind. Zusätzlich kann ein Benutzer (normalerweise der Mananger des Ordners) weitere Rollen definieren, die jedoch nur für Mitglieder in dem Ordner benutzbar sind.

Die folgenden Abschnitte beschreiben die vordefinierten Rollen, wie sie im BSCW System ohne Änderungen der Konfigurationsdateien durch den BSCW Administrator vorliegen. Man sollte beachten, dass ein BSCW System sich anders verhalten kann, wenn der BSCW Administrator im System der Rollen Änderungen durchgeführt hat.

Wenn ein Objekt erstellt wird, bekommt der Erzeuger die Rolle eines Managers, wodurch er/sie alle vom BSCW angebotenen Aktionen auf das Objekt durchführen kann. Außerdem wird der Erzeuger auch der Besitzer des Objekts.

Der Besitzer kann die Besitzrechte einem anderen Mitglied des Arbeitsbereichs durch  Datei    Teilen    Eigentümer   übertragen. In diesem Formular können weitere Eigentümer aus der Liste der Mitglieder hinzugefügt werden. Wenn man nicht alleiniger Eigentümer ist, kann man sich aus der Liste der Eigentümer ganz entfernen. Wenn das Objekt ein Dokument ist, hat der Transfer des Besitzrechts zur Folge, dass der Speicherplatz des Objekts dem neuen (primären) Besitzer zugewiesen wird. (Ein Objekt kann mehrere Besitzer haben, aber nur einer ist der primäre Besitzer.) Das kann wichtig sein, falls das Quotas-Paket des BSCW, welches den verfügbaren Festplattenplatz jedes Benutzers überwacht, installiert ist.

Wenn ein Benutzer als Mitglied eingeladen wurde, hat er normalerweise die gleiche Zugriffsrechte wie als Manager, mit der Ausnahme, dass er keine neuen Rollen hinzufügen darf.

Ein als eingeschränktes Mitglied eingeladener Benutzer hat gewöhnlich nur Leserechte auf die Objekte.

Benutzer, die einen Benutzernamen haben und ein gültiges Passwort für einen BSCW Server besitzen, sind registrierte Benutzer, die immer über Zugriffsrechte irgendeiner Art verfügen, ungeachtet der Ausprägung der Rechtespezifikation im Detail.