Das Setzen von Zugriffsrechten auf der Ebene eines gemeinsamen Arbeitsbereiches ist wesentlich für das Erstellen eines Arbeitsbereiches, der einfach zu benutzen, effektiv und sicher ist. Die Zugriffsrechte, die auf dieser Ebene festgelegt werden, gelten (standardmäßig) für alle Ordner, Dokumente usw. in diesem Arbeitsbereich. Es ist normalerweise nicht nötig, die Zugriffsrechte auf der Ebene einzelner Objekte zu verändern, wenn sie für den Arbeitsbereich passend gesetzt wurden.

Abschnitt 4.7 beschreibt, wie man Rollen für Mitglieder definiert und dadurch differenzierte Zugriffsrechte für einen gemeinsamen Arbeitsbereich vergibt.