Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich kann bedeuten, dass ein Dokument von verschiedenen Autoren bearbeitet und mehrfach überarbeitet wird. Wenn die Autoren Standarddokumente benutzen würden, müssten Sie jede Menge administrative Routinearbeit zusätzlich erledigen, um verschiedenen Fassungen der Dokumente in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge auseinander zu halten. Weil es sicherer und zudem deutlich bequemer ist, sollte die Autorengruppe ihre BSCW-Dokumente unter Versionsverwaltung stellen.

Bei einem Dokument unter Versionsverwaltung wird dessen Inhalt bei Änderungen nicht einfach überschrieben, vielmehr wird eine zusätzliche Version erzeugt, die nun die aktuelle Fassung darstellt.

Die früheren Fassungen bleiben erhalten; ihre Abfolge wird durch Versionsnummer (z. B. 0.1, 0.2, 0.3 etc.) gekennzeichnet. Über die Info-Seite (s. Abschnitt 4.6.2) oder direkt über eine URL mit Versionsnummer (s. Abschnitt 4.8.5) können Sie weiterhin darauf zugreifen.